Une entreprise doit avoir un siège social c'est-à-dire une adresse administrative et juridique officielle.  Mais il n'est pas évident de choisir son emplacement et surtout lorsque nous sommes un entrepreneur et nous ne voulons pas domicilier notre entreprise à notre adresse personnelle.

C'est pour cela qu'existe les sociétés de domiciliation. Ces dernières doivent remplir certains critères pour l'être. Pour être dans la légalité et être fiable aux yeux des clients potentiels, une société de domiciliation dite société domiciliaire doit être titulaire d’un agrément préfectoral.

Mais que représente cet agrément ?  C’est une autorisation officielle qui atteste de la légalité  de l'exercice de l'activité de domiciliation. Selon le décret n°2009-1695 du 30 décembre 2009 régit par les articles R123-166-1 à R123-171, cet agrément est nécessaire pour être immatriculé au RCS (registre du commerce et des sociétés) en tant que domiciliataire.

La demande est à faire auprès de la préfecture du département du siège de la société ou à la préfecture de police si celle-ci est domiciliée à Paris. Une personne physique (individu) ou une personne morale (société) peut l’obtenir à condition de déposer les documents suivants:

• Un formulaire de déclaration rempli
• Un extrait Kbis (RCS) ou D1 (Répertoire des Métiers)
• Un justificatif de mise à disposition des locaux (relevé cadastral, plan de masse des locaux ou descriptif détaillé avec photographies à l’appui)
• Une copie des statuts (en cas d’une personne morale)
• Un document qui prouve que la société est l’unique propriétaire ou locataire des locaux
• Une copie de la pièce d’identité des représentants légaux, associés et actionnaires
• Une attestation d’honorabilité de l’entrepreneur individuel ou des dirigeants, associés ou actionnaires détenant au moins 25% des parts et des voix dans la société
  

De plus, si la société domiciliataire dispose de plusieurs locaux, ces derniers doivent être déclarés comme des établissements complémentaires ou secondaires.

Cet agrément doit être renouvelé tous les six ans. Toute modification substantielle comme l'expiration du contrat de domiciliation, la résiliation anticipée de celui-ci ou la cessation de la domiciliation de l'entreprise doit faire l’objet d’une déclaration.

La société domiciliataire est tenue de remplir les obligations suivantes au profit de ses clients : mettre à disposition des locaux propres, assurer une confidentialité de l'exercice de ce dernier, conserver les coordonnées personnelles et administratives (pièces justificatives du domicile de son représentant légal, de ses lieux d'activité et du lieu de détention des documents comptables lorsqu'ils ne sont pas conservés chez le domiciliataire). Elle doit également informer le greffier du tribunal de commerce ou la chambre des métiers et de l'artisanat lorsqu'un des ses clients n'a pas pris connaissance de son courrier depuis trois mois. En outre, chaque année, avant le 15 janvier, elle doit fournir une liste de ses clients domiciliés au 1er janvier. Fournir également, au centre des impôts et aux organismes de recouvrement des cotisations et contributions de sécurité sociale compétents, une liste de ses nouveaux clients domiciliés au cours de cette période ou ceux qui ont mis fin à leur domiciliation.  

L'entreprise nouvellement domiciliée a quelques obligations telles que d'utiliser effectivement et exclusivement les locaux, soit comme siège social de l'entreprise, soit comme agence, succursale (si le siège est situé à l'étranger). Ou encore d'informer le domiciliataire de toute modification concernant son activité (changement de sa forme juridique, de son objet, du nom de l'entreprise ou le changement de son propre domicile personnel).

Par ailleurs, la domiciliation commerciale a plusieurs avantages comme celui de différencier son adresse personnelle de son adresse professionnelle et choisir en toute liberté le siège social de son entreprise (centre d’affaires…). Souvent les sociétés domiciliataires proposent divers services tels que la gestion du courrier, la location de bureaux équipés, des espaces de coworking, des services de secrétariat, de comptabilité, de conseil de création et gestion d’entreprises… Pour toutes ces raisons, il est important pour un entrepreneur ou une startup d’opter pour la domiciliation commerciale.

En somme, la domiciliation commerciale est une solution très intéressante pour les sociétés qui cherchent à se domicilier. Les sociétés domiciliataires doivent avoir l'agrément préfectoral pour exercer leurs activités en toute légalité. Pour les sociétés domiciliées, la domiciliation permet non seulement d'augmenter leur productivité, mais également de renvoyer une image professionnelle positive de leur entreprise, afin de gagner en notoriété et en sérieux aux yeux de leurs clients et de leurs autres intervenants.