Lorsqu’il s'agit de louer un bureau, une question se pose : quel type de bureau est-il préférable de louer ? Est-il mieux de louer un bureau vide et de l'aménager par la suite à sa façon ? Faut-il mieux, au contraire, louer un bureau déjà équipé ? Ou encore trouver une solution entre deux, avec la location de bureaux à aménager soi-même au sein d'espaces de coworking ? Nous vous proposons d’identifier les différents types de contrats de location de bureaux afin de vous aider dans votre choix.

Commençons tout d’abord par les baux de bureaux indépendants non meublés avec une durée d’engagement supérieure à un an.

Il existe le bail commercial classique. Cela concerne les sociétés de services et commerces dont leurs activités sont rattachées à un fonds de commerce. Il est signé pour une durée minimum de neuf ans par des sociétés inscrites au RCS. Ce bail fonctionne sous le principe du bail 3/6/9, il permet à son locataire de quitter son local tous les trois ans. Il doit informer le bailleur de sa volonté de libérer les lieux par acte d’huissier ou courrier recommandé six mois avant la date anniversaire au bout de 3, 6 ou 9 ans.

Nous retrouvons aussi le bail dérogatoire (ou précaire), souvent sur une durée de 23 mois et qui n’excède pas les trois ans. Dans le cas où la dernière condition n’est pas respectée, celui-ci sera considéré comme un bail commercial classique.

Si le local utilisé pour l’activité professionnelle est également utilisé comme habitation, on parle alors de bail mixte. Dans le cas d’une personne physique, la durée du contrat n'excédera pas les trois ans et six ans pour une personne morale. Ils sont toujours renouvelés automatiquement pour la même durée que celle prévue initialement à la signature. Si le locataire souhaite rompre son contrat, il doit déposer un préavis de trois mois.

Enfin, les baux professionnels sont utilisés pour les activités libérales (non commerciales, artisanales ou industrielles). Il a une durée minimale de 6 ans et peut, dans certains cas, être transformé en bail mixte. Le contrat peut être rompu à tout moment avec un préavis de six mois, sinon, il sera reconduit tacitement.

Cependant, dans certains cas, les bureaux sont loués avec toutes sortes de facilités matérielles (du mobilier, ou encore la connexion etc.). Ce sont des locations avec un prestataire de service.

C’est le cas des espaces de coworking par exemple. En plus de travailler dans un cadre particulier favorisant la créativité et alliant généralement café, détente, art et travail, les locataires jouissent d’une grande flexibilité concernant le local à louer. En effet, le loyer peut être payé par jour (en plus de pouvoir le payer tous les mois), les espaces s’adaptent aux différents besoins et la durée d’une location varie entre un mois et plusieurs années.

Il existe également le Plug & Play. C’est la location d’un bureau indépendant meublé et équipé pour les sociétés de services et de commerce. Il reprend les caractéristiques du bail commercial classique avec la particularité de fournir des services compris comme l’ameublement ou encore internet et le ménage.

Le choix de la méthode de location dépend donc de l’utilisation et des services que l’entreprise jugera nécessaire d’avoir.

Une société ne souhaitant pas investir beaucoup d'argent ou une jeune entreprise privilégieront, par exemple, une location avec prestataire de service. Cela leur permettra d’éviter les frais de signature du bail (dépôt de garantie, honoraires d’agence, loyer d’avance…) parfois trop importants.

Dans le cas où l’entreprise connaît une forte fluctuation du nombre d'employés ou qu’elle est en phase de recrutement importante, il serait préférable pour elle d’avoir un bail dérogatoire de courte durée ou une location avec un prestataire de services pour faciliter le déménagement vers des locaux plus spacieux ou même s’agrandir en louant d’autres bureaux adjacents supplémentaires.

Par contre, si le fait de s’installer dans la durée est une priorité, on optera plutôt pour un bail commercial ou le Plug & Play.

En conclusion, pour trouver le contrat de location qui convient le mieux, il faut en priorité identifier ses besoins actuels, à savoir la taille des bureaux, les services nécessaires à la réalisation des projets, mais également la part budget à investir pour les locaux de l’entreprise. Il serait judicieux d’anticiper aussi sur les besoins futurs de l’entreprise afin d’éviter les frais supplémentaires qui peuvent survenir à la signature du bail ou dans une rupture soudaine de ce dernier.